4 requisitos para una administración inteligente de documentos

18 Ene 2017

En un ecosistema las cosas funcionan en conjunto con el objetivo de garantizar procesos eficientes, y particularmente en el entorno empresarial, el universo de una organización está compuesto por información estructurada y no estructurada (datos digitales e impresos), y el centro de conexión entre estos dos mundos suele ser una impresora multifuncional inteligente (MFP, por sus siglas en inglés).

Guillermo Morales, Gerente General para Chile de Lexmark Latinoamérica, reconoce cuatro requisitos clave para que esta sinergia entre hardware y software presente en una impresora multifuncional sea la óptima para cualquier empresa:

1.- Usabilidad: La facilidad de uso no sólo debe ser un atributo de la MFP,  sino que también del resto de dispositivos y servicios que los usuarios requieren para trabajar con ella. El sistema debe ser utilizable por personas con cualquier nivel de habilidad, en cualquier idioma, desde cualquier dispositivo o sistema externo. Lo que se espera es que la experiencia de impresión de un documento desde un tablet o smartphone al Smart MFP sea tan fácil como la experiencia de presionar Ctrl+P (imprimir) desde un computador basado en Windows.

2.- Rendimiento: El nivel de rendimiento es un factor clave, y que deber ser tomado en cuenta por cualquier organización antes de definir qué tipo de administración desea para sus documentos. Este aspecto es independiente del lugar donde el sistema sea implementado, así como el contexto de productividad o eficiencia.

3.- Calidad: Mientras que algunos pueden considerar la calidad, fidelidad y precisión como atributos esperados de los dispositivos de impresión y de imagen, eso no tiene que ser así; sin embargo, es un punto extremadamente importante y relevante para los profesionales de negocios y de TI. La importancia de asegurar que la información sea captada en su totalidad, sin un error, es crítica para cualquier negocio. Hacer coincidir los colores en un informe financiero, logotipo o imágenes de un producto puede tener impactos en cosas tales como precios de las acciones, reconocimiento de marca y producto a vender a través de un entorno de tienda retail.

4.- Cumplimiento: La seguridad de los dispositivos conectados a la red es un tema prioritario. Las multifuncionales en red son vistas por muchos como una «puerta trasera» potencial en la red de una empresa. Del mismo modo, los datos almacenados en el disco duro del dispositivo y en la memoria pueden contener información de identificación personal o información financiera confidencial que podría hacerle un gran daño a una empresa si cae en las manos equivocadas. Las organizaciones que manejan la información de los consumidores son vistas como las guardianas de la misma, y sufrirían repercusiones financieras negativas si esa información se escapa.

De cumplir con los requisitos anteriormente vistos, un Ecosistema Smart MFP es el aliado más útil para las empresas, con el que podrán mejorar la productividad y eficiencia en sus operaciones de negocio, de manera inteligente y segura.

 

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